1. Khái niệm
Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác (Khoản 3, điều 2, Nghị định 135/2013/NĐ-CP).
Hay nói theo cách hiểu thực tế thì Vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu cần thiết). Trong tài liệu đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện lập vi bằng mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Tài liệu này có giá trị chứng cứ trước Tòa án nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng.
Vi bằng của Thừa phát lại có một số đặc điểm, yêu cầu sau:
+ Hình thức của vi bằng là văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng;
+ Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản;
+ Vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một cách khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập;
+ Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;
+ Vi bằng có thể được sao chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.
Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại có những nét, những đặc điểm giống với hoạt động công chứng của công chứng viên kể cả về phương pháp tiến hành cũng như mục đích hoạt động. Tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến và công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng tại Văn phòng công chứng. Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian.
Có thể lấy một ví dụ đơn giản để thấy sự khác nhau giữa hoạt động lập vi bằng và hoạt động công chứng như sau: Bên A và bên B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Khi đó họ phải đến văn phòng công chứng, gặp chứng viên để thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên. Sau khi hợp đồng được ký kết với sự chứng thực của công chứng viên, khi hai bên "bước ra khỏi cửa" văn phòng công chứng thì công chứng viên không nhất thiết phải quan tâm việc hợp đồng đó được thực hiện thế nào? việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất tiến hành ra sao? có vi phạm trong thực hiện các thỏa thuận không?. Từ đây có thể sẽ xuất hiện vai trò của thừa phát lại. Họ có thể sẽ chứng kiến và lập vi bằng về việc chuyển giao quyền sử dụng đất, lập vi bằng về những vi phạm xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng... nếu các bên yêu cầu họ làm vậy.
2. Phạm vi, thẩm quyền
Về phạm vi, hiện nay Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng Thừa phát lại.
